La gestion des enregistrements comprend des méthodes du traitement efficace et économique d’enregistrements d’entreprise /rem/. Les enregistrements comprennent des documents très différents tels des lettres, offres, contrats, opportunités clients, bilans de fin d’année, présentations, photos, e-mails, feuilles Excel, notes, lesquels traversent, à titre de dénommés enregistrements (dossiers) un cycle de vie (création, utilisation, entretien, enregistrement, conservation et destruction) dans l’entreprise, réglé selon ISO /iso15489/.

Principales raisons pour l’utilisation de la gestion des enregistrements:

• 1. Respect des lois locales
• 2. Historisation des documents (et des métadonnées) dans l’entreprise
• 3. Prise en charge des processus commerciaux et des objectifs commerciaux
     (au sens de la gestion du flux de travail)

La vue des procès et des dossiers ainsi que l’estimation du cycle complet des dossiers est de première importance pour la gestion des enregistrements. Non seulement le contenu proprement dit de l’enregistrement, mais également le rapport à sa création (contexte), sont documentés. Les dossiers comprennent les enregistrements selon une perspective précise déterminante pour l’entreprise et ils permettent la vue d’ensemble sur des cas commerciaux.

Les enregistrements prennent en charge les audits d’entreprise et de procès pour toutes questions administratives, fiscales, légales et historiques. Des polices spéciales pour le respect de la disponibilité de l’enregistrement garantissent par ex. la sauvegarde d’enregistrements concernés pendant un processus ou bien en raison d’un processus dans le cas d’enregistrements reliés. Les actions citées au début pour le traitement des enregistrements d’entreprise sont soumises à des “Calendriers” appropriés, pour lesquels la création/sauvegarde/destruction des enregistrements sont réglées. La loi suisse stipule par ex. qu’un enregistrement relatif à un client bancaire doit en règle générale être détruit après une sauvegarde de dix ans.